Bạn đang tìm hiểu về cách thanh lý hợp đồng thuê văn phòng một cách nhanh chóng và hợp pháp? Bạn muốn biết mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng như thế nào và những lưu ý khi lập biên bản này? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về vấn đề này. Hãy cùng theo dõi nhé!
Thanh lý hợp đồng là gì?
Thanh lý hợp đồng là một khái niệm được sử dụng khi các bên muốn chấm dứt hoặc hoàn thành hợp đồng đã ký kết. Thanh lý hợp đồng thể hiện sự ghi nhận của các bên về việc thực hiện hợp đồng, khối lượng, chất lượng và chi phí của công việc đã hoàn tất. Thanh lý hợp đồng cũng là cách để xác định lại quyền, nghĩa vụ và lợi ích của các bên sau khi kết thúc hợp đồng. Thanh lý hợp đồng giúp giảm thiểu những tranh chấp pháp lý có thể phát sinh từ hợp đồng.
Trong pháp luật Việt Nam, thanh lý hợp đồng được quy định tại một số điều của Luật Thương mại, nhưng không được ghi nhận tại Bộ luật Dân sự. Tuy nhiên, trên thực tế, thanh lý hợp đồng vẫn được các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức sử dụng rộng rãi trong các giao dịch dân sự. Thanh lý hợp đồng có thể xảy ra khi các bên hoàn thành hợp đồng, theo thỏa thuận của các bên, hoặc do một số nguyên nhân khác.
Đặc điểm của biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản ghi nhận việc chấm dứt hoặc hoàn thành hợp đồng thuê văn phòng giữa bên cho thuê và bên thuê. Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng có những đặc điểm sau:
-
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng được lập khi hai bên muốn kết thúc hợp đồng trước thời hạn, khi hợp đồng đã hết thời hạn, hoặc khi có sự thỏa thuận của hai bên.
-
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng phải có sự tham gia và xác nhận của đại diện hai bên, có chữ ký và dấu của các bên.
-
Phải ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng của các bên; số hiệu và ngày ký hợp đồng; nội dung công việc đã hoàn thành; khối lượng, chất lượng và chi phí công việc; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên sau khi thanh lý hợp đồng.
-
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng có hiệu lực kể từ ngày được ký kết và chứng nhận bởi cơ quan công chứng. Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng làm chứng cho việc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng ban đầu.
Những trường hợp nào cần thực hiện thanh lý hợp đồng thuê/cho thuê văn phòng
Một số trường hợp cần thực hiện thanh lý hợp đồng thuê/cho thuê văn phòng là:
-
Khi hết thời hạn hợp đồng cho thuê văn phòng, hai bên cần lập biên bản thanh lý để xác nhận việc hoàn thành các nghĩa vụ và quyền lợi của mình.
-
Khi bên thuê văn phòng không có nhu cầu sử dụng văn phòng nữa, có thể do thay đổi kế hoạch kinh doanh, chuyển địa điểm hoạt động, giảm quy mô nhân sự, hoặc các nguyên nhân khác2. Bên thuê văn phòng cần thông báo bằng văn bản cho bên cho thuê theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng và hai bên cùng thỏa thuận về việc thanh lý hợp đồng.
-
Khi bên cho thuê văn phòng muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, có thể do muốn tăng giá thuê, sử dụng lại văn phòng cho mục đích khác, hoặc các nguyên nhân khác2. Bên cho thuê văn phòng cần thông báo bằng văn bản cho bên thuê theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng và hai bên cùng thỏa thuận về việc thanh lý hợp đồng.
Trong quá trình thanh lý hợp đồng, hai bên cần làm rõ các nội dung sau: số tiền đã thanh toán và còn nợ, quyền và nghĩa vụ chưa hoàn thành của các bên, trách nhiệm tài sản và hậu quả pháp lý trong trường hợp thanh lý trước thời hạn. Biên bản thanh lý hợp đồng cần ghi rõ các thông tin cơ bản và chính xác của các bên, lý do chấm dứt hợp đồng (nếu có), và được ký kết và chứng nhận bởi các bên.
>>> Tham khảo:
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng chuẩn
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản pháp lý được lập khi hai bên cho thuê và thuê văn phòng muốn chấm dứt hợp đồng trước hoặc sau thời hạn đã ký kết. Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng có tác dụng xác nhận việc hoàn thành các nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê và cho thuê văn phòng, và giải phóng các bên khỏi trách nhiệm pháp lý khi hợp đồng không còn hiệu lực.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng thường gồm các nội dung chính sau: thông tin của hai bên, số hiệu và ngày ký của hợp đồng thuê văn phòng, lý do chấm dứt hợp đồng, thời điểm chấm dứt hợp đồng, tình trạng của văn phòng được trả lại, số tiền đã thanh toán và còn nợ, các quyền và nghĩa vụ chưa hoàn thành của hai bên, trách nhiệm tài sản và hậu quả pháp lý trong trường hợp thanh lý trước thời hạn, cách thức giải quyết tranh chấp (nếu có), ngày tháng và chữ ký của hai bên.
>>>TẢI NGAY: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng mới nhất
5 Lưu ý khi tiến hành thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Để tránh những rủi ro và tranh chấp có thể xảy ra, bạn cần lưu ý những điều sau khi tiến hành thanh lý hợp đồng thuê văn phòng:
-
Thỏa thuận về điều kiện và thời hạn thanh lý hợp đồng
Người thuê và chủ nhà cần có sự thống nhất về các điều kiện để thanh lý hợp đồng, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, phương thức thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên, và các khoản bồi thường nếu có. Nếu có bất kỳ điều khoản nào không rõ ràng hoặc khác với hợp đồng ban đầu, cần phải làm rõ và ghi rõ trong văn bản thanh lý.
-
Kiểm tra tình trạng văn phòng và thiết bị
Trước khi thanh lý hợp đồng, người thuê cần kiểm tra kỹ tình trạng của văn phòng và các thiết bị trong đó, so sánh với biên bản nghiệm thu khi nhận văn phòng. Nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc mất mát nào, cần báo cáo cho chủ nhà và xử lý theo quy định trong hợp đồng. Người thuê cũng cần trả lại các chìa khóa, thẻ từ, và các tài sản khác của chủ nhà mà mình đã sử dụng trong quá trình thuê văn phòng.
-
Thanh toán các khoản nợ và thu hồi các khoản đặt cọc
Người thuê cần thanh toán đầy đủ các khoản nợ cho chủ nhà, bao gồm tiền thuê, tiền điện, tiền nước, tiền dịch vụ, và các khoản phí khác nếu có. Người thuê cũng cần yêu cầu chủ nhà trả lại các khoản đặt cọc mà mình đã nộp khi ký hợp đồng, sau khi đã trừ đi các khoản chi phí liên quan. Cần có biên lai hoặc giấy tờ chứng minh việc thanh toán và thu hồi này để tránh những tranh chấp sau này.
-
Lập biên bản thanh lý hợp đồng
Sau khi hoàn tất các bước trên, người thuê và chủ nhà cần lập biên bản thanh lý hợp đồng để ghi nhận việc chấm dứt quan hệ thuê văn phòng. Biên bản thanh lý hợp đồng cần có các thông tin sau: tên, địa chỉ, số điện thoại, số CMND của hai bên; số hiệu và ngày ký hợp đồng; nguyên nhân thanh lý hợp đồng; thời gian thanh lý hợp đồng; tình trạng văn phòng và thiết bị; số tiền đã thanh toán và số tiền đã thu hồi; cam kết của hai bên; chữ ký của hai bên. Biên bản thanh lý hợp đồng cần được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như hợp đồng.
-
Báo cáo cho cơ quan thuế
Người thuê cần báo cáo cho cơ quan thuế về việc thanh lý hợp đồng thuê văn phòng để được miễn giảm hoặc hoàn trả thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế giá trị gia tăng nếu có. Người thuê cần nộp các giấy tờ sau: đơn xin miễn giảm hoặc hoàn trả thuế; bản sao hợp đồng thuê văn phòng; bản sao biên bản thanh lý hợp đồng; bản sao biên lai hoặc giấy tờ chứng minh việc thanh toán và thu hồi tiền.
Thủ tục thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
Thủ tục thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là quá trình kết thúc quan hệ hợp đồng giữa bên cho thuê và bên thuê văn phòng. Thủ tục này thường được thực hiện khi hợp đồng hết hạn, bị chấm dứt trước thời hạn hoặc bị hủy bỏ do vi phạm điều khoản. Các bước cơ bản của thủ tục thanh lý hợp đồng thuê văn phòng như sau:
Bước 1: Trao đổi và thống nhất về việc thanh lý hợp đồng giữa hai bên
Hai bên cần xác định rõ nguyên nhân, thời điểm và điều kiện thanh lý hợp đồng. Nếu có sự tranh chấp hay khiếu nại, hai bên cần giải quyết một cách minh bạch và hợp lý.
Bước 2: Lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
Biên bản là tài liệu chứng minh việc thanh lý hợp đồng đã được thực hiện theo đúng thỏa thuận của hai bên. Biên bản cần ghi rõ các thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại của hai bên, số hiệu và ngày ký hợp đồng, nguyên nhân và thời điểm thanh lý hợp đồng, trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên sau khi thanh lý hợp đồng, chữ ký và dấu của hai bên.
Bước 3: Ký và công chứng biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng (nếu cần)
Hai bên cần ký xác nhận trên biên bản để hoàn tất quá trình thanh lý hợp đồng. Nếu hợp đồng thuê văn phòng có giá trị từ 6 tháng trở lên hoặc có giá trị tài sản từ 20 triệu đồng trở lên, biên bản thanh lý hợp đồng cần được công chứng tại cơ quan có thẩm quyền để có hiệu lực pháp lý.
Bước 4: Thực hiện các nghĩa vụ tài chính sau khi thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
Hai bên cần thanh toán các khoản tiền liên quan như tiền thuê, tiền điện, tiền nước, tiền dịch vụ, tiền bảo hiểm, tiền cọc… theo đúng thỏa thuận trong biên bản thanh lý hợp đồng. Nếu có sự chênh lệch hay thiếu sót, hai bên cần giải quyết một cách kịp thời và công khai.
Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là một giải pháp hiệu quả để giảm thiểu chi phí và rủi ro khi bạn không còn nhu cầu sử dụng văn phòng hoặc muốn chuyển sang một địa điểm khác. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.
Đừng quên truy cập homedy.com thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất về bất động sản nhé!