Ngày nay, cho thuê nhà làm văn phòng là một hình thức kinh doanh phổ biến được nhiều người lựa chọn để tăng thu nhập cho bản thân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để cho thuê một cách hiệu quả, đảm bảo lợi nhuận cao và an toàn cho bản thân. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn và gặp khó khăn trong việc cho thuê nhà làm văn phòng công ty, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của Homedy nhé!
Cho thuê nhà làm văn phòng là gì?
Cho thuê nhà làm văn phòng là hình thức cho phép một cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức thuê không gian căn nhà riêng biệt hoặc tầng trong một tòa nhà để sử dụng làm văn phòng làm việc hoặc văn phòng đại diện. Người thuê sẽ trả tiền thuê nhà làm văn phòng theo thỏa thuận trong hợp đồng với chủ sở hữu nhà hoặc đơn vị quản lý tòa nhà.
Hình thức cho thuê nhà nguyên căn làm văn phòng hay cho thuê nhà riêng làm văn phòng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp, công ty, tổ chức và cá nhân có nhu cầu sử dụng không gian làm việc tiện nghi, đầy đủ trang thiết bị để phục vụ hoạt động kinh doanh và công việc hàng ngày.
Ngày nay, mặc dù có nhiều mô hình văn phòng cho thuê phong phú, nhưng vẫn có nhiều chủ doanh nghiệp ưa thích và chọn thuê nhà riêng làm văn phòng, trụ sở công ty như một giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Quy định về thuê nhà làm văn phòng
Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật Kinh doanh bất động sản thì nhà, công trình xây dựng có sẵn của cá nhân được đưa vào kinh doanh (ví dụ như cho thuê nhà làm văn phòng công ty hoặc showroom, kho chứa hàng,…) cần lưu ý về các thủ tục thuê nhà làm văn phòng dưới đây:
Điều kiện của bất động sản được đưa vào cho thuê
-
Trong Giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất có đăng ký quyền sở hữu nhà và công trình xây dựng gắn liền với đất. Đối với nhà, công trình xây dựng có sẵn trong dự án đầu tư kinh doanh BĐS thì chỉ cần Giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai.
-
Chủ nhà không có tranh chấp nào về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất trước và trong thời gian cho thuê.
-
Nhà cho thuê không bị kê biên để bảo đảm thi hành án.
-
Nếu nhà ở là chung cư thì không được phép sử dụng làm văn phòng cho thuê.
Điều kiện cá nhân kinh doanh cho thuê bất động sản
Cá nhân hoặc gia đình cho thuê nhà riêng làm văn phòng thì không cần thành lập doanh nghiệp do đây là hoạt động quy mô nhỏ và không mang tính thường xuyên.
Hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng công ty
Hợp đồng cho thuê là văn bản thể hiện thỏa thuận của bên cho thuê và bên thuê, ghi nhận những quyền và nghĩa vụ của các bên cùng cách thức giải quyết tranh chấp. Chi phí thuê nhà làm văn phòng công ty sẽ do các bên tự thỏa thuận và được ghi rõ trong hợp đồng.
Trường hợp bên thuê chậm tiến hành thanh toán tiền thuê, hoặc bên cho thuê chậm bàn giao bất động sản cho bên thuê thì việc phạt hay tiền bồi thường phải được các bên thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng.
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin và điều khoản sau:
-
Thông tin cụ thể, địa chỉ chính xác của người đi thuê và người cho thuê.
-
Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng.
-
Các điều khoản liên quan đến cơ sở vật chất: diện tích cho thuê, tiện nghi và trang thiết bị kèm theo, diện tích sử dụng,…
-
Các điều khoản về thanh toán: chi phí thuê, thời gian thanh toán, phương thức thanh toán,…
-
Các dịch vụ khác có liên quan đính kèm (nếu có).
-
Chữ ký của các bên và người làm chứng.
Đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê
Bên cho thuê được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê nhà nguyên căn làm văn phòng khi bên thuê có một trong các hành vi sau:
-
Chậm thanh toán tiền thuê nhà 03 tháng trở lên so với thời điểm thanh toán ghi trong hợp đồng mà không được bên cho thuê chấp thuận.
-
Bên thuê sử dụng nhà không đúng mục đích thuê.
-
Bên thuê cố ý gây hư hỏng nghiêm trọng nhà thuê.
-
Bên thuê tiến hành sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đổi hoặc cho thuê lại nhà đang thuê mà không có thỏa thuận trong hợp đồng hoặc không được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản.
Bên cạnh đó, bên thuê cũng có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà riêng làm văn phòng nếu bên cho thuê có các hành vi sau:
-
Không tiến hành tu sửa nhà khi nhà cho thuê không bảo đảm an toàn để sử dụng hoặc gây thiệt hại cho bên thuê.
-
Tự ý tăng giá thuê nhà một cách bất hợp lý.
-
Bên thuê bị hạn chế quyền sử dụng nhà cho thuê làm văn phòng do lợi ích của bên thứ ba.
Bên nào đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà phải báo cho bên còn lại biết trước ít nhất 01 tháng nếu 2 bên không có thỏa thuận khác.
Thủ tục thuê nhà làm văn phòng công ty
Các doanh nghiệp cần thuê nhà làm văn phòng thì phải nắm vững các quy định, điều kiện về thủ tục pháp lý cần thiết như sau:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ pháp lý cần thiết
-
Đối với cá nhân: CCCN/CMND/Hộ chiếu còn hạn, sổ hộ khẩu, Đăng ký kết hôn (nếu giá trị hợp đồng lớn)
-
Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Giấy phép đăng ký kinh doanh,…
Bước 2: Làm hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
Bản hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty được soạn thảo dưới dạng văn bản, bao gồm đầy đủ các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của các bên cùng những quy định xử lý khi phát sinh sự cố. Hợp đồng này sẽ được soạn thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau.
Bước 3: Thương thảo hợp đồng
Hai bên tiến hành thỏa thuận về các điều khoản trong hợp đồng thuê. Đảm bảo hiểu rõ về giá thuê, tiền đặt cọc, thời hạn hợp đồng, điều kiện thanh toán, trách nhiệm bảo trì, các điều khoản xử lý vi phạm,…
Bước 4: Kiểm tra và ký hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
Doanh nghiệp muốn thuê nhà làm văn phòng làm việc, trụ sở công ty đều phải ký kết hợp đồng với bên cho thuê. Trước khi ký hợp đồng, kiểm tra kỹ điều khoản, cam kết và các điều kiện của hợp đồng thuê. Tuy không bắt buộc phải công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng, nhưng hai bên hãy thống nhất công chứng để làm cơ sở đảm bảo quyền lợi và tránh các tranh chấp xảy ra.
Bước 5: Thanh toán và đặt cọc
Bên thuê nhà nguyên căn làm văn phòng thực hiện thanh toán và đặt cọc theo yêu cầu của hợp đồng.
Bước 6: Hoàn thiện thủ tục và chuyển văn phòng
Hoàn thiện các thủ tục cuối cùng như đăng ký với các cơ quan chức năng nếu có yêu cầu. Đồng thời, setup văn phòng và thông báo với các bên liên quan về việc chuyển địa điểm công ty.
Hạch toán tiền thuê nhà làm văn phòng
Tiền thuê nhà làm văn phòng công ty là cơ sở để xác định việc cá nhân cho thuê nhà có phải nộp thuế hay không. Có 2 trường hợp xảy ra như sau:
Trường hợp 1: Tiền cho thuê nhà dưới 100 triệu/năm
Cá nhân cho thuê nhà làm văn phòng mà doanh thu hằng năm dưới 100 triệu sẽ không phải nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ hoạt động cho thuê.
Trong trường hợp không phải nộp thuế thì sẽ không có hóa đơn lẻ. Vậy xử lý chi phí thuê nhà làm văn phòng không có hóa đơn như thế nào? Theo đó, doanh nghiệp sẽ xử lý chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn chỉ cần: hợp đồng thuê nhà và chứng từ chứng minh việc thanh toán tiền thuê nhà, thì chi phí thuê nhà sẽ được tính vào chi phí được trừ (chi phí hợp lý) khi tính thuế TNDN.
Trường hợp 2: Tiền cho thuê nhà trên 100 triệu/năm
Khi có doanh thu từ hoạt động cho thuê nhà từ 100 triệu/năm trở lên, cá nhân cho thuê nhà phải phải nộp các loại phí như: lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ hoạt động cho thuê.
Khi ký kết hợp đồng thuê, hai bên cũng cần trao đổi để chọn 1 bên đại diện nộp thuế, thường là bên thuê. Trường hợp bên thuê là người nộp thuế thay, cần khai báo và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn các khoản phí sau:
>> Lệ phí môn bài
Các mức lệ phí môn bài phải nộp theo năm như sau:
-
Doanh thu bình quân đạt trên 500 triệu đồng/năm: phí môn bài là 1 triệu đồng/năm.
-
Doanh thu bình quân đạt từ 300 – 500 triệu đồng/năm: phí môn bài là 500.000 đồng/năm.
-
Doanh thu bình quân đạt từ 100 – 300 triệu đồng/năm: phí môn bài là 300.000 đồng/năm.
Doanh nghiệp thuê nhà làm trụ sở vào nửa cuối của năm (từ ngày 1/7) sẽ nộp 50% lệ phí môn bài cả năm.
>> Thuế giá trị gia tăng
Cá nhân cho thuê nhà thuộc đối tượng nộp thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu. Mức thuế suất thuế GTGT đối với hoạt động cho thuê nhà (tài sản) là 5%. Vì vậy, công thức tính thuế giá trị gia tăng như sau:
Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT (tiền cho thuê nhà) x 5%
>> Thuế thu nhập cá nhân
Mức thuế suất thuế TNCN từ việc cho thuê nhà (tài sản) là 5%. Như vậy, số thuế TNCN phải nộp được tính như sau:
Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN (tiền cho thuê nhà) x 5%
Lưu ý, nếu các khoản chi tiền thuê nhà có giá trị dưới 20 triệu/lần thanh toán trở xuống, có thể chi bằng hình thức trả tiền mặt hoặc chuyển khoản. Đối với các khoản chi tiền thuê nhà có giá trị từ 20 triệu/lần trở lên, bắt buộc phải chuyển khoản qua số tài khoản ngân hàng của người đứng tên trên hợp đồng cho thuê nhà.
>> Xem thêm:
Cho thuê nhà làm văn phòng có phải đăng ký không?
Hiện nay, thị trường cho thuê văn phòng đang phát triển mạnh mẽ do nhu cầu mở rộng thị trường và phát triển kinh tế. Việc cho thuê nhà làm văn phòng là một hình thức khá phổ biến đem lại nhiều lợi ích cho bản thân chủ nhà, đồng thời giúp các doanh nghiệp thuê tiết kiệm chi phí so với việc thuê văn phòng truyền thống hoặc xây dựng văn phòng mới.
Vậy thuê nhà làm văn phòng có phải đăng ký không? Đây hẳn là thắc mắc của nhiều chủ sở hữu có nhà muốn cho thuê làm văn phòng hiện nay. Theo quy định của pháp luật hiện hành, cá nhân hoặc gia đình cho thuê nhà riêng làm văn phòng thì không cần thành lập doanh nghiệp (tức đăng ký kinh doanh), vì đây là hoạt động quy mô nhỏ và không mang tính thường xuyên.
Tuy nhiên, để việc cho thuê diễn ra hiệu quả, chủ nhà cần hoàn thành đầy đủ các giấy tờ và thủ tục liên quan như:
-
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản gốc và công chứng.
-
Giấy phép xây dựng căn nhà do chính quyền địa phương cấp.
-
Có hồ sơ thiết kế nhà bao gồm: bản vẽ thiết kế, mặt bằng móng, mặt bằng các tầng.
-
Soạn thảo hợp đồng rõ ràng, đầy đủ thông tin liên quan của người thuê và người cho thuê.
Những lưu ý khi cho thuê nhà làm văn phòng
Để việc cho thuê nhà làm văn phòng được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, chủ nhà nên lưu ý một số điều sau đây:
Việc cho thuê nhà làm văn phòng cần phải được diễn ra đều đặn
Khi cho thuê nhà làm văn phòng, bạn sẽ thu về một mức lợi nhuận đều đặn hàng tháng, vì hầu hết đối tượng thuê văn phòng thường là doanh nghiệp hoặc đại diện của các công ty, tập đoàn lớn. Trường hợp thuê bởi cá nhân kinh doanh riêng lẻ khá hiếm. Điều này đảm bảo mức độ lợi nhuận hàng tháng của bạn ổn định.
Tuy việc cho thuê nhà làm văn phòng mang lại lợi nhuận đều đặn, bạn cũng nên có một khoản tiền dự phòng để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra, hoặc để tránh gặp phải vấn đề rắc rối về mặt pháp lý.
Lựa chọn đối tượng thuê phù hợp
Hiện nay, do sự xuất hiện của nhiều công ty mới nên nhu cầu thuê văn phòng tăng cao, đặc biệt là ở các thành phố lớn. Các đơn vị startup hoặc kinh doanh nhỏ thường ưa thích thuê những căn nhà có nhiều tầng hoặc diện tích mặt sàn rộng rãi. Trong khi đó, doanh nghiệp lớn thường chọn thuê toàn bộ căn nhà để dễ dàng kiểm soát dịch vụ và thuận tiện kinh doanh.
Vì vậy, nếu đang sở hữu một ngôi nhà diện tích rộng với nhiều phòng cùng vị trí đẹp, bạn sẽ không phải lo lắng về việc thiếu người thuê. Đặc biệt, nếu nhà của bạn nằm ở các quận trung tâm các thành phố lớn thì việc cho thuê cũng dễ dàng hơn nhiều. Lúc này, việc cần làm là sàng lọc đối tượng thuê phù hợp.
Trong quá trình cho thuê nhà riêng làm văn phòng, bạn cần đảm bảo rằng công ty thuê làm việc hợp pháp và yêu cầu họ cung cấp đầy đủ giấy tờ pháp lý liên quan đến kinh doanh của họ.
Thiết kế nhà làm văn phòng ngay từ lúc xây dựng
Khi quyết định xây dựng căn nhà để cho thuê làm văn phòng thì việc tập trung vào công tác thiết kế là rất quan trọng. Mục đích là tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, độc đáo, hướng đến sự thoải mái cho nhân viên làm việc tại đó, như vậy sẽ thu hút được nhiều khách thuê.
Một số lưu ý quan trọng khi thiết kế nhà cho thuê làm văn phòng đó là: chọn những thiết bị nội thất phù hợp với văn phòng, thiết kế căn nhà theo không gian mở, sử dụng cửa kính để tạo không gian thông thoáng,… Ngoài ra, việc trang bị thang máy cũng rất cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho di chuyển và làm việc trong tòa nhà.
Lưu ý khi đàm phán hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng
Thuê văn phòng không chỉ đơn giản là tìm một không gian phù hợp và thỏa thuận bằng miệng giữa người thuê và người cho thuê. Điều quan trọng là cần phải có một hợp đồng thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên, được lập ra theo quy định của pháp luật. Đây sẽ là bằng chứng pháp lý quan trọng và có giá trị xử lý trong trường hợp có tranh chấp.
Để hạn chế rủi ro không đáng có khi cho thuê nhà làm văn phòng, bạn cần chú ý đến các điều khoản trong hợp đồng như: chi phí thuê, tiền cọc, xử lý khi vi phạm hợp đồng, quyền cho thuê lại và thay đổi thiết kế của ngôi nhà,…. Những điều khoản này cần phải rõ ràng, chi tiết và minh bạch.
-
Vấn đề tiền đặt cọc là khá nhạy cảm, bạn cần yêu cầu khách hàng đặt cọc trước để đảm bảo khả năng tài chính và việc chi trả tiền thuê nhà hàng tháng. Số tiền này sẽ được trừ vào số tiền phạt nếu khách thuê vi phạm điều khoản trong hợp đồng.
-
Nếu bạn cho thuê nhà làm văn phòng trọn gói, nên có sự chứng nhận của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc văn phòng công chứng để đảm bảo tính pháp lý và giải quyết dễ dàng những vấn đề tranh chấp.
-
Trong trường hợp nhà bạn cho thuê vừa làm văn phòng vừa để ở, bạn cần thông báo trước cho đơn vị thuê về các quy định chung trong sinh hoạt, an ninh, sử dụng nội thất và vệ sinh chung để đôi bên dễ dàng thống nhất.
Trên đây chính là những thông tin cần biết khi cho thuê nhà làm văn phòng. Hy vọng với bài viết này đã giúp ích cho bạn trong quá trình tìm thuê văn phòng công ty phù hợp. Đừng quên đón đọc những bài viết bổ ích tiếp theo trên Homedy.com nhé!
Trần Dung